En este evento que contó con la participación presencial y virtual de cerca de 100 usuarios de instalaciones radiactivas, el Grupo de Licenciamiento y Control, de la Dirección de Asuntos Nucleares del SGC, socializó el proceso para radicar solicitudes de trámite a través del portal web de la entidad y recibió la retroalimentación de los asistentes sobre esta herramienta. 

La sede CAN fue el punto de encuentro para la socialización del Manual de usuario para la presentación de solicitudes de trámite ante el Grupo de Licenciamiento y Control del Servicio Geológico Colombiano, evento que se llevó a cabo el pasado miércoles, 4 de diciembre, en el auditorio del Bloque A. 

Este documento fue diseñado con el objetivo de proporcionar a los usuarios una guía detallada para la radicación, el seguimiento y la respuesta de las solicitudes presentadas a través del Módulo de Radicación, una plataforma que está disponible desde el 18 de octubre de 2023 en el portal web de nuestra entidad. 

Tras un año de funcionamiento, el Grupo de Licenciamiento y Control decidió propiciar este espacio con los usuarios para revisar el proceso y recoger sus apreciaciones sobre el funcionamiento de esta herramienta a través de la cual se pueden gestionar actualmente: 

• Nueva autorización en modalidad de Licencia y Registro.
• Renovación de Licencia de operación.
• Modificación de autorización.
• Notificaciones y otras solicitudes.
• Informes anuales.
• Coerción y cumplimiento de plazos.
• ​Inspecciones de verificación y control regulatorio.

Además de explicar el paso a paso para la radicación de este tipo de solicitudes, se compartieron algunas recomendaciones para favorecer la agilidad y la gestión exitosa del proceso, y se mencionaron algunas mejoras implementadas durante el último año. Para Juan Guillermo Ramírez, coordinador del Grupo de Licenciamiento y Control, una de las más importantes ha sido la estandarización del proceso. “El Módulo ha permitido que todo se presente en el mismo orden, de la misma forma, y eso hace mucho más fácil la evaluación para nosotros, y también es más organizado para el usuario”, afirmó. 

Por su parte, Andrés Camilo Sevilla, profesional que presta apoyo técnico y de sistemas de información al Grupo, destacó un par de avances significativos que representan beneficios tanto para los usuarios como para el SGC: “A través del Módulo, hemos logrado transformar la cultura de interacción con el usuario en el proceso de radicación, lo cual es clave para la entidad. Un ejemplo de esto es la gestión de los documentos adjuntos: garantizar que se carguen de manera completa, en su versión final, sin modificaciones y con las características adecuadas para su correcta visualización.

”Otro avance importante es el componente de pagos. Anteriormente, el formato de consignación electrónica se diligenciaba manualmente; ahora, el sistema integra el pago por pasarela segura (PSE) directamente en el formato de solicitud. Según el tipo de trámite, se listan los conceptos y los montos correspondientes a la vigencia actual, lo que reduce significativamente la probabilidad de errores en los pagos y evita procesos administrativos adicionales”.

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Los asistentes al evento pudieron compartir sus dudas y observaciones frente al Módulo de Radicación con el equipo del SGC - Foto: Marcela Han.

Al final de la sesión, se destinó un momento para la intervención de los participantes presenciales y virtuales, que incluyó varios reconocimientos al Módulo y las ventajas que representa, y algunas recomendaciones sobre temas como los medios de pago, la actualización de los datos, los tiempos de respuesta y algunos detalles técnicos identificados al momento de diligenciar las solicitudes. 

“No habíamos tenido escenarios de acercamiento con los usuarios, y es muy importante para nosotros recoger su percepción con respecto a la función que estamos desempeñando y, con esa información, poder mejorar nuestro proceso y hacer más eficiente la respuesta definitiva a los usuarios que es, al fin y al cabo, el objetivo del Servicio Geológico Colombiano”, concluyó Juan Guillermo Ramírez. 

Para descargar el Manual de usuario para la presentación de solicitudes de trámite ante el Grupo de Licenciamiento y Control del Servicio Geológico Colombiano, haga clic aquí. Y para ver el tutorial con el paso a paso del proceso, ingrese aquí​.