Signatura: Identificación del documento, con una letra y un número. La letra indica el tipo de documento, el número es un consecutivo.

Fecha: día, o período, en que el documento fue escrito, cuando aparecen en él.

Categoría: A Informes BA, B Informes otros autores, C Docs administrativos minería, D Documentos sobre petróleo, E Correspondencia, F Documentos profesionales/biográficos BA, G Manuscritos, H Actos administrativos oficiales: resoluciones, decretos, otros, I Fotografías, J Mapas y figuras, K Documentos publicados

Título: Título del documento, tal como aparece en él.

Autor(es): Apellidos e iniciales de las personas que construyeron el documento, cuando aparecen. Figuran interrogados cuando hay fuertes indicios de la autoría, pero no aparecen firmados.

Resumen: Breve resumen analítico de los temas que aparecen en el documento.

Materias: grandes temas que trata el documento.

Palabras clave: Temas específicos que trata el documento; incluyen las materias.

Lugar de origen: Sitio de proveniencia del documento.

Zona estudiada: Países, regiones ciudades o poblaciones que son tema del documento. En el caso de Colombia, provincias geológicas (cordilleras, llanos, costas), departamentos, ciudades, poblaciones, grandes ríos.

No. páginas: Número de páginas que contiene el documento.

Observaciones: anotaciones de interés sobre la importancia del documento, u otros ítems relevantes.

No. orden. Número de documento en el archivo físico.

Fondo Alvarado, materias-palabras clave